Как да измерваме ROI от автоматизацията на мърчандайзинга
Днес всеки бизнес има нужда от автоматизация. Дори малките фирми активно въвеждат CRM системи, аналитични платформи и чатботове. Но какво да правим, когато IT проектите не донасят очакваната ефективност? Отговорът е прост – предварително да преценим дали си струва да инвестираме чрез показателя за възвръщаемост (ROI).
ROI е ключов показател за бизнеса, който помага на ръководителите да определят дали инвестициите в нови технологии ще си заслужават. В крайна сметка въвеждането на компютърни системи, като Goods Checker, не са просто технологични решения, а реално въздействие върху бизнес процесите, печалбите и конкурентоспособността на компанията. В тази статия детайлно ще разгледаме този процес и ще разберем как да го приложим във вашия бизнес.
Как автоматизацията носи печалба на бизнеса
Автоматизацията на стокоразполагането значително повишава ефективността и прозрачността на процесите. С тази технология един служител може по-бързо да проверява разположението на продуктите и да обслужва повече магазини. Освен това компютърните системи намаляват грешките в отчетите и повишават тяхната точност.
Автоматизацията на бизнеса решава три основни задачи:
- Икономия на време и намаляване на разходите Автоматизацията ускорява процесите и позволява изпълняването на повече задачи за същата цена или дори по-евтино. Например, ако преди служителят прекарваше почти час в отчетност в магазина, то с компютърната система това отнема едва 18 минути – с 70% по-бързо.
- Разширяване на дейността С автоматизираните процеси можете да разширявате бизнеса, без да увеличавате броя служители.
- Получаване на точни данни Автоматизацията позволява събиране на информация на всеки етап от процеса с подробности по служители, стокови артикули или други критерии. Такава подробна информация помага на маркетолозите да анализират разположението, продажбите на отделни марки или стокови категории, да избягват липса на рафтовете или излишни количества.
Предимствата на автоматизацията се измерват не само с пари. Тя също така осигурява “меки” ползи, които е трудно да се оценят в цифри: подобряване на имиджа на компанията или подобряване на работните условия. Такива предимства е трудно да се измерят, но не бива да се пренебрегват.
Витрати на автоматизацію та розрахунок ROI
Автоматизацията на процесите изисква инвестиции и увеличава разходите по отделни категории. Например ще нараснат разходите за поддръжка на IT инфраструктурата на компанията. Затова преди въвеждането на софтуерни решения ръководителите преценяват дали те ще се възвърнат в бъдеще.
ROI е един от показателите за такава преценка.
ROI показва дългосрочната ефективност на проекта. Той отговаря на въпроса: колко печалба е донесъл всеки вложен лев. ROI се изчислява въз основа на печалбата, получена от инвестицията, в сравнение със сумата, първоначално вложена в проекта. Основният принцип е разликата между нарастването на печалбата и първоначалните инвестиции. Например, ако системата е увеличила продажбите, съкратила е разходите за персонал и е намалила загубите, общата полза се сравнява с разходите за автоматизация.
Първо да разберем какво включват разходите за автоматизация:
- стойност на софтуера (лицензи или облачни услуги)
- стойност на оборудването (ако е необходимо)
- свързване на новото решение със съществуващите системи на компанията
- разходи за обучение на персонала
- поддръжка и обслужване на системата
Също така е необходимо да се вземе предвид промяната в структурата на разходите: кои категории разходи ще нараснат, а кои ще намалеят и с колко.
Следващата стъпка е определянето на критериите за оценка на ефективността на въвеждането.
Пример: ако целта на проекта е намаляване на разходите за проверка на разположението в магазините, трябва:
Да се анализира текущият процес и да се определят показателите:
- средна месечна заплата на служител в стокоразполагането
- брой проверки на разположението или посещения на магазини годишно от един служител
- дял от времето, което служителят прекарва в проверка на разположението от общото работно време
- средно време за проверка на едно разположение
- брой служители, които се занимават с проверка на разположението
- процентно съкращение на времето за проверка благодарение на автоматизацията (обикновено над 50%)
Да се определят проблемите на текущия процес, които ще реши автоматизацията:
- намаляване на грешките в отчетите
- повишаване на съответствието със схемата за разположение
- съгласуваност на данните
Тези данни ще станат основа за изчисленията на ROI. Такъв подход помага да се съсредоточим върху най-важните аспекти на автоматизацията и по-точно да оценим нейната икономическа ефективност.
Формулата за изчисление е проста: от общия доход изваждаме общите разходи, резултатът го делим на тези разходи и умножаваме по 100 за получаване на ROI в проценти.
ROI = (доход – разходи) / разходи × 100%
Пример за изчисление на ROI за проект за автоматизация
Да предположим, че компанията планира да въведе софтуерно решение за автоматизация на стокоразполагането.
Начални данни:
- Разходи за автоматизация: 280 000 лв. (доработка и въвеждане на системата, свързване с наличните приложения, обучение на персонала)
- Годишна икономия на разходи: 224 000 лв. поради съкращаването на времето за ръчно сравняване на разположението със схемата
- Допълнителна печалба от оптимизация на разположението, намаляване на липсата и повишаване на ефективността на стокоразполагането: 140 000 лв. годишно
- Период на възвръщане: 1 година
Изчисление за първата година:
Доход от автоматизацията = 224 000 + 140 000 = 364 000 лв. годишно Разходи за автоматизация = 280 000 лв.
ROI = (364 000 – 280 000) / 280 000 × 100% = 30%
ROI от 30% означава, че компанията не само е възвърнала инвестициите, но и е получила 30% допълнителна печалба.
Втора година на работа:
- Разходи: само поддръжка и обслужване — 56 000 лв. годишно
- Доход: остава същият — 364 000 лв. годишно
ROI = (364 000 – 56 000) / 56 000 × 100% = 550%
Сега компанията може да получава значителни печалби в следващите години.
Общ ROI за две години:
- Общи разходи: 336 000 лв.
- Общ доход: 728 000 лв.
ROI = (728 000 – 336 000) / 336 000 × 100% = 116%
Така компанията възвръща инвестициите в автоматизация на бизнеса.
Важно: ROI на проекта трябва да се изчислява няколко пъти по време на въвеждането. Първото изчисление – на етапа на предварителен анализ с използване на опита от предишни проекти. Второто – след подробно проучване на процесите на компанията. Третото – след въвеждане на системата с използване на реални данни. След всеки етап изчислението става по-точно, което позволява вземането на по-обосновани решения.
Внимание: Резултатът може да се различава значително в зависимост от конкретната ситуация и спецификата на бизнеса. Винаги е добре да заложите определен риск при прогнозите.
ROI помага за оценка на ефективността на проекта
Изчислението на предимствата от автоматизацията на стокоразполагането помага да се разбере дали струва да се инвестира в нови технологии. Важно е да се вземат предвид не само съкращението на разходите, но и такива предимства като постоянен контрол на наличността на стоките, по-точна информация за продажбите и по-малко време за рутинни задачи.
Редовното изчисление на ROI позволява оценка на ефективността на работата на системата и определяне на начините за нейното подобряване. В крайна сметка това помага за постигане на по-високи продажби и повишаване на удовлетвореността на клиентите.