Преход към платформата S/4HANA: откъде да започнем и как да го направим правилно
До 2025 г. SAP няма да поддържа своя ERP, така че потребителите му ще трябва да преминат към платформата S/4HANA. И въпреки че всеки SAP клиент знае за предстоящия преход, мнозина все още дори не си представят откъде да започнат този преход и как правилно да се подготвят за него.
Как да започнете миграцията, за да я завършите навреме, да не надхвърлите договорения бюджет, както и цената на услугите за техническа оценка преди миграцията и сроковете за предоставянето й – за това разказва Игор Бордак, ръководител на отдела на SAP Global в IBA Group.
Какво е техническата оценка за миграцията? Каква е тази услуга?
За да се опрости, специалистите от IBA Group помагат на клиентите да разберат как точно да преминат към нова платформа, откъде да започнат и какво да правят, за да избегнат грешки и загуби, които ги следват.
За съжаление, не всички компании представят напълно мащаба на необходимата работа, дълбочината на потенциалните проблеми и цената на вероятните грешки. Ролята на IBA Group в тази ситуация е да проучи изцяло SAP екосистемата на компанията, да намери потенциално опасни места, където могат да възникнат проблеми, а след това стъпка по стъпка да разработи план за действие, работата по който ще помогне за завършване на миграцията без сериозни последици.
Много фирми имат собствени ИТ отдели, които добре познават архитектурата на своите системи, силните и слабите им страни. В крайна сметка те могат да се справят с миграцията. Защо трябва да се канят независими експерти?
Много компании имат отлични ИТ отдели, но те не винаги могат да оценят адекватно мащаба на потенциалните проблеми, които могат да възникнат по време на миграцията. Факт е, че експлоатацията на системата и миграцията не са едно и също. Изпълнявайки проекти за миграция, ние забелязахме, че компаниите използват далеч не пълния потенциал на системите: част от инсталирания софтуер не работи в продължение на години и едва ли ще е необходима в бъдеще. Ето защо, преди да започнем проект за миграция, ние дълбоко анализираме какво точно и как да прехвърляме.
Кой трябва да извършва такъв анализ?
Според мен техническата оценка трябва да се извършва от всички, които планират да преминават към S/4HANA. Резултатите от оценката ще ви помогнат да намалите времето за миграцията и бюджета си, ако се обмисля възможността за преобразуване или хибридна миграция на вашия SAP ERP към S/4HANA.
Как протича работата по оценяването?
На този етап е важно да се идентифицират неизползваните обекти на системата (unused, code, objects). С тази цел се активира ABAP Call Monitor (SCMON), който помага да се определи кои елементи на SAP ERP не се използват, което означава, че не трябва да се прехвърлят.
Минималният периодк на работа на SCMON е месец, оптималният е 4-6 месеца, идеалният вариант е цяла година.
Най-добрият вариант е да стартирате мониторинга месец преди края на финансовата година във фирмата и да продължите мониторинга за поне 4 месеца. Тогава всички видове приключване на финансовия период (месец, тримесечие, година) ще паднат в Code usage report. Факт е, че в други периоди тази SAP ERP функционалност може просто да е неактивна.
На текущия ландшафт се стартира редица помощни програми, които определят съвместимостта на SAP ERP със S/4HANA (Conversion Pre-check), която проверява add-ons, business solutions, dependent applications.
Минималният период за работа за проверка на клиентските системи за съвместимост е 2 седмици. Работата се извършва от basis admin и S/4 solution architect. В резултат на това получаваме пълен списък на грешките и несъответствията на съвместимостта.
На този етап целият списък с грешки и несъответствия е разделен на клъстери. Взема се предвид обемът на неизползвания код, анализират се грешките в данните, обектите на собствените разработки на компании.
Тук се подготвя предложението за обема на автоматичните преобразувания и инструменти, използвани за това.
Минималната продължителност на етапа е 4-6 седмици. Работата се извършва чрез S/4 solution и S/4 technical team.
На изхода получаваме клъстер от грешки, списък на нови задачи и обекти, които не е необходимо да се проучват, както и обекти за автоматична корекция.
Списъкът с резултати изглежда примерно така:
- – Обекти за автоматично преобразуване в S/4HANA
- – Обекти за ръчно прехвърляне и адаптация в S/4HANA
- – Списък на неизполваните функции
На този етап се прави анализ на възможностите и целесъобразността на активиране на иновациите S/4HANA (Simplification List) – разширяване на възможностите на екосистемата – и най-накрая се проверява функционалността, която трябва да бъде прехвърлена на S/4HANA.
Минималната продължителност на дадения етап е 2 седмици. Работата се извършва заедно от S/4 solution architect и собственика на бизнес процесите на клиента. В резултат на това получаваме съгласуван функционален обхват на новия проект:
- 1. Обекти за прехвърляне към S/4HANA (автоматично или ръчно)
- 2. Иновативни функции на S/4HANA за бизнеса на клиента, които сериозно разширяват възможностите на платформата в сравнение със стария ERP.
На този етап се разработва проектна документация за проекта за миграция.
Определят се проектни спецификации:
- – Описание на функционалния обхват
- – Описание на състава и съдържанието на работата
- – Календарен план и график на проекта
- – Оценка на разходите на проекта
- – Описание на подходите за преобразуване, прехвърляне и активиране на нова функционалност
- – План за управление на рискове
- – План за обучения на персонала на клиента
Минималният период за оценка на обема на работа е 2 седмици. Работата се извършва от solution architect
След приключване на работата клиентът получава:
- – Подробно описание на състава и съдържание на работи по миграция.
- – Списък на обекти, които могат да бъдат преобразувани автоматично.
- – Списък на подобрения и препоръки за активиране на иновациите S/4HANA.
- – Оценка на бюджета и сроковете на проекта за миграция като се вземе предвид анализът на риска.
- – Опции за миграция с предимствата и недостатъци на всяка от тях.
Колко време отнема пълноценната подготовка за миграция?
За малки и средни предприятия (до 200 потребители) около 3-4 месеца, за големи – от 7 месеца (в зависимост от размера на системата).
От какво зависи цената на услугите за техническа оценка?
Тя има фиксирана цена.
Защо в IBA са сигурни, че ще се справят с подобна задача?
Натрупахме 5000 човешки години от общия опит в работата с SAP решения, а партньорството ни с компанията започна през 1996 година. Въз основа на това ние сме в състояние да предвидим появата на проблеми, знаем ефективните начини за решаването им.