Миграция към SAP S/4HANA: всичко няма да върви по план, но има изход
В края на 2027 година ще приключи поддръжката на пакета за бизнес приложения SAP Business Suite 7 (който включва флагманското решение за SAP ERP 6.0). Някои компании за много пари ще могат да го удължат до края на 2030 година, но след това ще има само един вариант — SAP S/4HANA. Поддръжката на тази система е удължена поне до края на 2040 година.
Защо да преминавате към SAP S/4HANA, ако SAP ERP 6.0 ще работи още 7 години
Изглежда, че сега няма за какво да се притеснявате: ERP системата, която стартирахте в началото на 2000-те работи отлично, в нея всичко е конфигурирано и всичко е познато. Но ако работите в ERP от години и не я актуализирате, такава «замразена» система всяка година се разраства все повече и става все по-остаряла. Но цената за поддръжката постоянно расте. Когато най-накрая решите да преминете към S/4HANA, неизбежно ще се сбълъснете с много неприятни нюанси: някъде версията не съвпада, някъде не можете да стартирате проврека, някъде модулите изобщо не работят. Всичко това значително ще усложни прехода или дори ще го направи невъзможен. Често остарелите системи не могат да бъдат прехвърлени като част от конверситята; трябва да се прави ново внедряване.
| След 7 години системата, в която сте инвестирали в продължение на 20 години, е толкова остаряла, че трябва да харчите пари за разработването на нова. |
Системата, която днес е остаряла, напълно ще остарее след 7 години, но все пак трябва да се откажете от нея. По-добре е да отделите това време не за скъпата поддръжка на старата ERP, а за запознаване с новите възможности на S/4HANA, които ще са от полза за вашия бизнес. S/4HANA е висока производителност, анализи в реално време, безшевна интеграция с платформи Internet of Things и Big Data, възможност за използване на облачни решения и опростен удобен потребителски интерфейс.
Кога да започнете да мигрирате към S/4HANA, за да сте навреме
2027 година не е толкова далечна, колкото бихме искали. Ако започнете прехода към SAP S/4HANA твърде късно, може да нямате време да завършите миграцията навреме. Стартирайки процеса няколко години преди края на поддръжката, можете да отделите една година за подготовка, а след това още една година за актуализация на модули и системни елементи. Няма да остане време за спокойно преминаване към SAP S/4HANA.
Но работата в компанията не спира: трябва да водите счетоводни и данъчни записи, да купувате материали и оборудване, да наемате нови служители, да сключвате договори с партньори. Всеки ден вашата ERP система се попълва с нови данни. През последните години огромен брой от тях се натрупа, а през следващите 7-10 години ще стане много повече. Миграцията на натрупаните исторически данни към новата версия на SAP S/4HANA е една от ключовите задачи за модернизиация на системата. Колкото по-малък е обемът на тези данни, толкова по-евтин и по-бърз ще е преходът към S/4HANA. Добавете тук разходите за модернизация на оборудването или архивиране на съществуващи, непрекъснато нарастващи обеми от данни, за да поддържате производителността на вашата ERP система на приемливо ниво.
| Техническата оценка струва десетки пъти по-евтино от самата миграция. |
Затова още сега си струва да започнете от техническа оценка на прехода към S/4HANA. Ще разберете колко време и ресурси ще ви трябват за прехода, можете да планирате точно работата по миграцията, да получите пълна представа за съществуващите и потенциалните рискове, както и иновативните възможности на S/4HANA. И тогава ще бъде възможно да се реши: да внедрявате нова ERP сега, след една година, след 5 години.
Оценката зависи от размера на системата и отнема от 2 седмици до 2–3 месеца. За самата миграция е необходимо от 3–4 месеца за малкия и средния бизнес, до 7 месеца или повече за големия. Техническата оценка не само продължава, но и струва няколко пъти по-малко от самата миграция. В същото време тя може да открие такива нюанси, поради които преходът към S/4HANA може да се измести за няколко месеца. Но колкото по-рано бизнесът получи възможност да се ползва от иновативната платформа, толкова по-бързо ще се изплати и започне да носи ползи.
Как да преминете от Business Suite 7 към S/4HANA: 4 сценария
Универсален план за миграция не съществува: всяка компания има свой сценарий. Изборът зависи от размера и възрастта на предприятието, броя на потребителите, наличието на други системи, които управляват бизнес процесите. След техническа, функционална и стратегическа оценка на ИТ структурата на компанията, консултантът, заедно със специалисти от SAP, определя как миграцията към SAP S/4HANA може да подобри бизнеса и да му помогне с дигитална трансформация.
След оценката ще получите списък със задачи, които трябва да изпълните, и препоръка кой сценарий е най-добре да използвате. Има четири от тях за преминаване към «наземна версия» на S/4HANA On-premis:
- Ново внедряване (Greenfield Implementation).
- Преобразуване на ERP в S/4HANA (System Conversion/Brownfield).
- Хибридна миграция (Hybrid/Selective Data Transition).
- Ландшафтна трансформация (Landscape Transformation).
1: Новото внедряване
Новото внедряване (Greenfield) е подходящо не само в случаите, когато компанията преди това изобщо не е използвала ERP или е работила с друг доставчик, например 1C. Случва се собственикът на бизнеса веднъж да реши да инвестира в създаването на ERP система, внедри много SAP модули, извърши много интеграции и настройки, но в крайна сметка използва само малка част от тях. Резултатът е «раздута» система, в която има много всичко, от което никой не се нуждае. Ако мигрирате, получавате още една система със скъп ненужен функционал, която ще изисква постоянни инвестиции. По-лесно е да се направи ново внедряване само с онези бизнес процеси, върху които е фокусиран бизнесът.
Анализът на голям брой съществуващи системи показва: до 60% от функционала (разширения на ERP системата), разработен по време на първоначалното внедряване «по поръчка», никога не се използва. Защо това се случва е предмет на отделна статия.
2: Преобразуването на ERP в S/4HANA
Преобразуването на ERP в S/4HANA (System Conversion/Brownfield) се препоръчва, когато бизнес процесите са разбрани и описани. Ако през годините на работа със SAP ERP 6.0 постоянно поддържате и обновявате системата, деактивирате неизползваните модули и обучавате служителите си да работят с нов функционал, това ще помогне да извършите миграцията бързо и удобно. Активирането на нови възможности на S/4HANA се прави след приключване на проекта — със скорост, удобна за конкретно предприятие.
| Внедряването на S/4HANA от нулата може да е по-евтино от миграцията. |
3: Хибридната миграция
Хибридната миграция (Hybrid/Selective Data Transition) се извършва, когато е необходимо не само да се конвертира това, което сега е в системата, но и да се кастомизира функционала и да го конфигурира в S/4HANA по нов начин. Например, една компания отдавна използва ERP (или няколко такива системи) и те имат много успешни решения, които се използват активно и не е препоръчително да се отказват. Като част от проекта за хибридна миграция се създава нова система S/4HANA (както при New Implementation), но успешните решения и необходимите данни се прехвърлят към нея (както при System Conversion). Има много успешни примери за прилагането на описания подход.
4: Ландшафтната трансформация
Ландшафтната трансформация (Landscape Transformation) е необходима, когато компанията използва няколко SAP ERP системи и/или неSAP приложения, чиято функционалност е препоръчително постепенно да се прехвърли към нова, единна система S/4HANA: аналитични платформи, програми за управление на персонала, приложения за организация на поръчки и др. В този случай трябва да се установи преход от стария ландшафт към новия: да се извърши миграция на данни от различни източници с помощта на специални инструменти SAP Landscape Transformation. Данните, съхранявани в наследени приложения, ще бъдат обединени в ядрото S/4HANA. Това ще бъде първата бърза стъпка към единна система, след което ще остане да планира поетапно прехвърляне към единна система S/4HANA на остарели бизнес приложения с тяхното извеждане от експлоатация.
Заслужава си да преминете към S/4HANA възможно най-рано, в бъдеще да нямате такива проблеми с актуализациите и миграцията на данни.
| За някои предприятия ще е интересен вариантът за преминаване към облачна платформа SAP S/4HANA Cloud. |
Много иновативни възможности за дигитална трансформация на бизнеса вече са достъпни само в облачната версия на S/4HANA. За такъв проект обаче е достъпен само един сценарий — ново внедряване.
За SAP практика на IBA Group
Повече от 3500 крайни потребители вече работят в SAP S/4HANA системи, внедрени от специалисти от IBA Group по целия свят.
IBA Group има статуси на SAP S/4HANA, HANA Recognized Expertise и е златен сервизен партньор на компанията SAP.